Digitálny poštár MRP

Služba, ktorá doručuje faktúry medzi firmami elektronicky – podobne ako klasická pošta doručuje listy, len okamžite a bez papiera. Faktúru vytvoríte vo svojom programe a poštár sa postará o jej odoslanie aj doručenie druhej strane.

Funguje cez celoeurópsku sieť Peppol

Ako to funguje v skratke

Od vystavenia faktúry po jej spracovanie u druhej strany – automaticky.

Vystavíte faktúru

V programe, presne ako doteraz.

Poštár odošle

Jedným krokom cez sieť Peppol.

Doručí druhej strane

Okamžite a bez papiera.

Príde do programu

Pripravená na spracovanie.

Najčastejšie otázky

Aký poštár je pre mňa najvhodnejší, keď fakturujem v MRP?

Digitálny poštár MRP. Program aj poštár sú od jednej firmy a navzájom prepojené – faktúry sa odovzdávajú samé, nič netreba ručne prenášať.

Jednoduchosť – vystavíte a odošlete jedným krokom
Menej chýb – nič neprenášate ručne
Jedna podpora – všetko riešite na jednom mieste

Poštárov je viac (Peppol je otvorená sieť), ale pri účtovaní v MRP je MRP poštár najpraktickejší.

Môžem ako účtovník vystavovať faktúry tak ako doteraz?

Áno. Faktúry naďalej vystavujete v programe, nie v poštárovi – spôsob práce sa v podstate nemení.

Faktúru vystavíte v programe (číslo, položky, suma, splatnosť)
Poštár ju len doručí odberateľovi

Poštár faktúru nevytvára – pribudne len jeden krok: namiesto tlače/mailu ju odošlete cez poštára.

Do poštára príde faktúra – čo mám robiť?

Netreba riešiť

Potvrdzovať prijatie (ide automaticky)
Sťahovať / importovať ručne
Pýtať preposlanie od odosielateľa

Reálny postup

Zobrazí sa medzi prijatými
XML sa uloží do príloh
Zaúčtujete
Zaplatíte podľa údajov

Chybná faktúra sa rieši ako vždy – reklamáciou alebo dobropisom, nie „mazaním z poštára".

Môžem prijať faktúru za zákazníka? Ako sa ku mne dostane?

Áno – presne na to poštár slúži.

Zákazník vám jednorazovo udelí prístup
Prístup má každý, komu ho pridelí (on aj účtovníčka)
Je zaregistrovaný v Peppol s nastaveným doručovaním k vám
Faktúra potom príde automaticky – netreba preposielať

Po jednorazovom nastavení faktúry chodia samé a sú dostupné každému, kto má prístup.

Dostane zákazník faktúru aj v PDF, nielen ako XML?

Tie isté údaje majú dve podoby:

XML – oficiálny originál (archivácia) PDF – čitateľná faktúra na úhradu QR kód – Pay by square

Automatické posielanie na mail – PDF, XML alebo oboje
Upozornenie pri každej odoslanej aj prijatej faktúre

Musím uchovávať XML? Kto to spraví?

Áno – XML je oficiálny originál a archivuje sa ako papierové faktúry (lehota spravidla 10 rokov). PDF na to nestačí.

Do programov MRP sa XML prenesie automaticky ako príloha
Pripravuje sa služba Digitálna archivácia (v súlade s legislatívou)
MRP eDoklady – všetky doklady prehľadne na jednom mieste

Na firme zostáva: istota, že sa faktúry zálohujú, a občas overiť obnovu zo zálohy + urobiť si o teste záznam.

Čo sa stane, keď faktúra príde do programu?

Program spraví sám

Skontroluje povinné údaje, sumy, DPH
Prečíta dodávateľa, čísla, dátumy, IBAN, VS
Priradí dodávateľa ku kontaktom
Skontroluje duplicitu
Pripraví návrh medzi prijatými

Nechá na vás

Zaúčtovanie
Úhradu
Schválenie (ak ho máte)

Tip: elektronická faktúra sa spracuje spoľahlivo – údaje sú presne dané. PDF/sken treba „rozpoznávať" a viac kontrolovať.

Čo ak zákazník vystavoval faktúry vo Worde / Exceli?

Faktúra z Wordu/Excelu je len „obrázok" – nie je to elektronická faktúra, akú vyžaduje Peppol a legislatíva. Poštár ju nemá ako odoslať.

Kúpiť aspoň fakturáciu od MRP – spraví skutočnú e-faktúru
Alebo vystavovať vo MRP eDokladoch (pre pár faktúr)

Program aj poštár by mali mať vy aj vaši klienti – iný poštár znamená ručné importy/exporty a problémy s archiváciou XML, čo sa v konečnom dôsledku predraží.